Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung ist:

E-Mail: info@voicemind-ai.com

Ein Datenschutzbeauftragter ist derzeit nicht benannt, weil nach aktueller Einschätzung keine gesetzliche Pflicht zur Benennung besteht.

2. Geltungsbereich

Diese Datenschutzerklärung gilt für die Website voicemind-ai.com sowie für die mobile App VoiceMind AI, soweit dort auf diese Erklärung verwiesen wird.

VoiceMind AI macht aus Audioaufnahmen nutzbare Inhalte: Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Tags, Journal-Einträge und Antworten auf Fragen zu einzelnen Aufnahmen oder zur eigenen Bibliothek.

3. Welche Daten wir verarbeiten

Je nach Nutzung verarbeiten wir insbesondere folgende Daten:

• Accountdaten wie E-Mail-Adresse, Nutzer-ID und Login-Methode.
• Authentifizierungsdaten bei Login per E-Mail oder Apple.
• Audioaufnahmen, importierte Audiodateien und Metadaten dazu.
• Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben, Tags und Themen.
• Journal-Einträge und verknüpfte Fortsetzungen.
• Fragen, Antworten, Quellenverweise und Zeitstempel im Chat.
• Nutzungs-, Diagnose- und Crashdaten der App.
• Abo- und Berechtigungsstatus aus dem Apple App Store.
• Technische Daten wie IP-Adresse, Zeitstempel, Geräte- und App-Informationen.

VoiceMind AI ist nicht dafür bestimmt, gezielt besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Art. 9 DSGVO zu verarbeiten. Wenn du solche Informationen freiwillig in Aufnahmen, Importen oder Journal-Einträgen speicherst, werden sie nur verarbeitet, soweit es für die von dir genutzten App-Funktionen erforderlich ist.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

5. Website, Serverlogs und Cookies

Beim Besuch der Website können technisch notwendige Zugriffsdaten verarbeitet werden, insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, übertragene Datenmenge, Browser- und Betriebssysteminformationen sowie Referrer-URL. Diese Verarbeitung dient der sicheren und stabilen Bereitstellung der Website.

Auf der Website setzen wir derzeit keine eigenen Analyse- oder Marketing-Cookies und kein Website-Tracking ein. Sollten wir später nicht notwendige Cookies, Tracking oder Newsletter-Funktionen einführen, werden wir diese Datenschutzerklärung aktualisieren und erforderliche Einwilligungen einholen.

6. Registrierung und Login

Du kannst dich mit E-Mail-Adresse oder mit Apple Login anmelden. Bei Apple Login kann Apple uns je nach deiner Auswahl deine E-Mail-Adresse oder eine private Relay-Adresse sowie eine technische Nutzerkennung bereitstellen. Weitere Informationen findest du in der Apple Datenschutzerklärung.

7. App-Store-Abos

VoiceMind AI wird über ein App-Store-Abo freigeschaltet. Zahlungen, Rechnungsdaten, Zahlungsarten, Kündigungen und Erstattungsanfragen werden grundsätzlich durch Apple verarbeitet. Wir erhalten keine vollständigen Zahlungsdaten, sondern nur die Informationen, die für die Freischaltung und Verwaltung des Abo-Status erforderlich sind.

Informationen zur Verwaltung oder Kündigung von Abos findest du bei Apple Support.

8. Externe Dienste und Auftragsverarbeiter

Zur Bereitstellung der App setzen wir technische Dienstleister ein. Diese erhalten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die jeweilige Funktion erforderlich ist.

9. Drittlandübermittlungen

Einige eingesetzte Anbieter oder deren Unterauftragsverarbeiter können personenbezogene Daten außerhalb der EU beziehungsweise des EWR verarbeiten, insbesondere in den USA. Soweit erforderlich, stützen wir solche Übermittlungen auf geeignete Garantien, etwa EU-Standardvertragsklauseln, Auftragsverarbeitungsverträge, Angemessenheitsbeschlüsse oder andere nach der DSGVO zulässige Mechanismen.

10. Speicherdauer und Löschung

Audioaufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen, Tags, Themen, Journal-Einträge und sonstige Inhalte bleiben gespeichert, bis du sie selbst löschst oder dein Konto gelöscht wird. Bei Konto-Löschung werden die deinem Konto zugeordneten Inhalte gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder zwingenden Sicherheitsgründe entgegenstehen.

Technische Protokolle, Diagnose- und Sicherheitsdaten werden nur so lange gespeichert, wie es für Betrieb, Sicherheit, Fehleranalyse oder gesetzliche Nachweise erforderlich ist. Backups können aus technischen Gründen noch für einen begrenzten Zeitraum fortbestehen, bevor sie automatisch überschrieben oder gelöscht werden.

11. Inhalte Dritter und Aufnahmen

Du bist dafür verantwortlich, vor einer Aufnahme oder einem Import sicherzustellen, dass du die Aufnahme, Speicherung und Verarbeitung rechtlich vornehmen darfst. Das gilt insbesondere für Gespräche mit anderen Personen, vertrauliche Informationen, Inhalte am Arbeitsplatz und Informationen über Dritte.

VoiceMind AI darf nicht für heimliche Aufnahmen, rechtswidrige Inhalte oder zur Verletzung von Persönlichkeits-, Urheber-, Datenschutz- oder Geheimhaltungsrechten genutzt werden.

12. Sicherheit

Wir treffen technische und organisatorische Maßnahmen, um personenbezogene Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen. Dazu gehören insbesondere Zugriffsbeschränkung, verschlüsselte Übertragung, rollenbasierte Zugriffe und die Nutzung professioneller Infrastruktur-Dienstleister.

13. Deine Rechte

Du hast nach Maßgabe der DSGVO insbesondere folgende Rechte:

• Auskunft über die Verarbeitung deiner personenbezogenen Daten.
• Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger Daten.
• Löschung deiner Daten, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
• Einschränkung der Verarbeitung.
• Datenübertragbarkeit.
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen.
• Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft.

Zur Ausübung deiner Rechte kannst du uns unter info@voicemind-ai.com kontaktieren.

14. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für uns ist regelmäßig zuständig:

15. Änderungen dieser Erklärung

Wir können diese Datenschutzerklärung anpassen, wenn sich Funktionen, Anbieter, rechtliche Anforderungen oder technische Abläufe ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist auf dieser Website abrufbar.